Det kan være vanskelig å vite hva man egentlig går til når man får jobb som regnskapsmedarbeider i et regnskapsførerselskap.

Er man uten utdanning har man kanskje fått foten i døra fordi man allerede har noe erfaring som er relevant. Men hvis man kommer fra skolebenken er det mye som vil bli annerledes fra det man har trodd.

Bokføring

Før man utarbeider årsregnskap og (eller kun) skatteregnskap for et regnskapspliktig selskap må man gjennom hele året ha bokført alle transaksjoner som er relevante for det aktuelle selskapet. Hvis dette ikke gjøres automatisk blir det i stedet tidkrevende manuelt arbeid gjennom hele året som kunden selvsagt må betale for.

For at det skal gjøres automatisk må kunden bevisst ha valgt systemer som støtter automatisering, i tillegg må disse være satt opp riktig.

Her er noen muligheter – med dagens moderne datasystemer:

• Kassaapparat kan konfigureres til å kommunisere med regnskapssystemet og fortelle hvilke kontoer som skal få nye poster hver gang man tar kassaoppgjøret.
• Banker kan kommunisere med regnskapssystemet hvilke transaksjoner som er gjort.
• Med hjelp av OCR og ML kan klienten scanne inn eller ta bilde av fysiske kvitteringer og fakturaer. Disse sendes så inn og bilagføres automatisk, slik som digitale kvitteringer og fakturaer.

Hvordan bokføring gjøres i praksis, hvilke systemer som finnes, og hvilken plass automatisering har, hopper man gjerne helt over på skolebenken. I stedet gis man en innføring i balanse og resultat samt standardkontoplanen. Også bruker man det dobbelte bokholderis prinsipp og gir studentene litt mengdetrening i å løse teoretiske bokføringsoppgaver ..

Det betyr at overgangen og lærekurven blir stor, og mye større enn mange tror.

Oppgaver

Det finnes flere typer bokføringsoppgaver man kanskje ikke har hørt så mye om på skolebenken, her tenker jeg å liste opp flest mulig av disse.

Avstemming

Når man gjør en avstemming undersøker man om en bestemt del av regnskapet for en bestemt periode stemmer overens med det tilgjengelig regnskapsdokumentasjon sier er riktig.

Dette vil man f.eks. måtte gjøre minst hver måned for bankkontoer som har mye trafikk, sånn som 1920. Bankkontoutskriften for den bestemte perioden vil her bli "fasiten" som man sammenligner opp mot.

Som regel finner man transaksjoner som mangler. Da må man bruke tilgjengelig regnskapsdokumentasjon og bokføre de. Har man likevel avvik til slutt må disse forklares så man ikke har reelle ukjente differanser.

Les «Hvordan gjør man en avstemming?» for mer om avstemming og for å se et eksempel på oppstilling av transaksjoner som gir avvik.

Åpne poster

Alle firmaer har kunder og leverandører. Og siden det er vanlig å handle på kreditt sendes det mye fakturaer. Så lenge en faktura er ubetalt vil den utgjøre en åpen post i regnskapssystemet. Disse rapporteres gjerne til klienten med jevne mellomrom.

Rent praktisk genererer man lister i regnskapssystemet som viser alle åpne poster også sender man disse til klienten, f.eks. via e-post.

MEN før man gjør dette må de kontoer som brukes til sending eller mottak av betalinger avstemmes. Ellers risikerer man å sende lister med åpne poster som faktisk er lukket. Klienten vil da purre på kundefordringer som allerede er betalt og eller i verste tilfelle dobbeltbetale til leverandører. Simpelthen fordi regnskapet ikke var helt oppdatert.

Dokumentasjon

Når man sitter på skolebenken og tar et regnskapsstudie får man stadig høre at ting må dokumenteres, at dokumentasjon er viktig o.s.v. Jeg så alltid for meg at ting ble registrert automatisk fordi man idag bruker databaserte regnskapssystemer som det stilles strenge krav til. Men dette stemmer bare delvis.

Det er fortsatt mye som må gjøres manuelt for å dokumentere at en arbeidsoppgave er utført. Og dette er tidkrevende. Noen ganger bruker man kanskje mer tid på dokumentasjonen enn selve oppgaven.

En utført arbeidsoppgave må dokumenteres så omfattende at andre personer som ikke nødvendigvis kjenner kunden (eller din arbeidsmoral) skal kunne gå inn i systemene og enkelt se at den faktisk er gjort. I praksis er regelen slik at det som ikke er dokumentert skikkelig det er ikke gjort. (Her bruker man fristlister for å holde oversikt over utførte og ikke utførte arbeidsoppgaver.)

I tillegg til å dokumentere f.eks. helt konkrete planlagte bokføringsoppgaver hvor det er satt frister, må man også dokumentere kundekontakt, kontakt med det offentlige på vegne av kunden, o.s.v.

Om man legger til seg gode vaner kommer man heldigvis fort inn i det. Og det finnes programvare som tilrettelegger for dokumentasjon i forskjellige former, og hvor alle ved behov kan gå inn og se historikken.

Kunden

På skolebenken gis man oppgaver som har alle nødvendige opplysninger.

I virkeligheten derimot må man forholde seg til kunden som gjerne har andre ting å bruke tiden på. Vedkommende har i tillegg ikke den samme sterke interessen for regnskap som man selv har. Dette kan fort gå utover ryddighet og punktlighet for videresending av regnskapsdokumentasjon til regnskapsfører, regnskapsmedarbeider eller regnskapssystemet.

Noen ganger må man også etterspørre regnskapsdokumentasjon fra kundens leverandører når kunden har mistet noe av den.

Oppsummering: Å være avhengig av informasjon fra kunden betyr at ting tar mer tid.

Et annet problem er at kunden noen ganger kan være sine egen verste fiende:

1. Vedkommende kan ønske å ta mest mulig av regnskapet selv, for å spare penger når det er dårlige tider. Men hvis regnskapsfører eller en medarbeider må jobbe ekstra for å sjekke eller rette opp gjør dette bare vondt verre.
2. Kunden kan ha kortvarige kreative (og kanskje ulovlige) løsninger på problemer som ikke egentlig lar seg løse veldig lett. Er det f.eks. dårlig likviditet så er det fristende å låne skattetrekkspenger og eller utsette lønnsutbetaling. Altså låner man penger selv om man ikke egentlig har anledning til det. Kunden kan også velge å delbetale på fakturaer eller utsette all betaling. Dessverre glemmer vedkommende da forsinkelsesrentene og gebyrene som gjør dette "lånet" dyrt.
3. ….

Ulik praksis

I tillegg til bokføring, dokumentasjon og samarbeid med kunden for å få gjort jobben sin har man også det problemet at ting kan gjøres på flere måter: Hvordan og hva som skal rapporteres, hvilke kommunikasjonskanaler man skal bruke, hvilke kontoer (i regnskapet) som skal brukes og til hva, o.s.v.

Dette er som regel forskjellig fra kunde til kunde fordi ingen kunder er like. Samme gjelder regnskapsførerne når de skal sette opp kontoplan og utarbeider rutiner.

For en regnskapsmedarbeider med bokføringsoppgaver på flere ukjente kunder er det derfor fort gjort å surre litt. F.eks. er det lett å bruke feil kostnadskontoer. Man må da undersøke hvordan ting er gjort tidligere også kopiere etter beste evne.

Av kollegaer med humor kan man få betegnelsen ‘apekatt’ når man "kopierer" tidligere bokføring. Fordi man aper etter det som er gjort tidligere. Men dette er ikke for å gjøre narr. Vanligvis vil de være sympatiske med deg fordi det er ukomfortabelt å ikke kjenne kunden.

For når du ikke kjenner kunden føler du ikke at du er i kontroll. (Dermed blir du en stressa apekatt og hvem ønsker vel å være det?)