Den store skumle fristlista

«Hvordan jobber egentlig eksterne regnskapsførere?» «Hva er det som styrer arbeidsdagen?» «Hvordan prioriterer man arbeidsoppgaver hvis tiden er knapp?» «Hvordan klarer man å holde oversikt over alle oppgavene som skal gjennomføres?» «Får man straff hvis man glemmer en oppgave eller gjør noe feil?»

Dette tror jeg er ganske vanlige spørsmål når man sikter mot en jobb som ekstern regnskapsfører eller er nysgjerrig på yrket. Svaret er at man i praksis forholder seg til fristlister i en eller annen form. Dette gjelder både regnskapsføreren og regnskapsmedarbeiderne når de skal arbeide med en kunde.

Vanligvis er det 1 stk. fristliste per kunde, men hvor omfattende den er kommer an på hvilke arbeidsoppgaver som er avtalt med kunden i den skriftlige oppdragsavtalen.

Eksempel på stor fristliste for en oppdiktet kunde ved navn Skummel Butikk AS:

Denne fristlista er satt opp med hjelp av PowerOffice Win som er en mye brukt programvare i regnskapsbransjen. Den muliggjør effektiv kundeadministrasjon, timeføring/fakturering, med mer.

Forklaringer:

  • «P1», «P2», «P3», o.s.v. er for hver regnskapsperiode. Hvis man følger det vanlige kalenderåret vil «P1» da være januar, o.s.v.
  • «25/12», «1/1», «15/1», o.s.v. er fristen som er satt for en bestemt arbeidsoppgave.
  • «Ok» betyr at oppgaven er ferdig utført for den aktuelle perioden.
    • «Ok v» betyr at den ferdige oppgaven har vedlegg. Hvis det er dokumenter er det gjerne i filformat fra Adobe eller Microsoft. Hvis det er regneark er det i filformat for Microsoft Office Excel.
    • «Ok v n» betyr at den ferdige oppgaven i tillegg til vedlegg har et tekstnotat. Dette kan være en kort kommentar, en forklaring eller lignende.
    • «Ok n» betyr at den ferdig utførte oppgaven kun har notat.
  • «IA» betyr «ikke aktuell» og brukes der en oppgave ikke trenger å gjøres hver periode.
  • Rødt felt betyr at fristen er forbigått uten at oppgaven er utført.
  • Grønt felt betyr at den som har det egentlige ansvaret for kundeoppdraget (en autorisert regnskapsfører) har kontrollert og godkjent den utførte arbeidsoppgaven.

Hvert felt for en arbeidsoppgave i kolonnene «P1» til «P12» kan man dobbelttrykke på for å åpne oppgavevinduet:

Her er oppgavevinduet for en oppgave som handler om avstemming av bank.

For ferdige oppgaver vil det som regel være lagret tekstnotat og eller vedlegg, litt avhengig av hvor omfattende oppgaven var og om det er avvik.

De fleste arbeidsoppgaver har frister man vanligvis prøver å overholde. Ellers havner man fort bakpå og blir stressa.

Fristene er spesielt viktige hvis det er snakk om informasjon som skal sendes inn til det offentlige. Her kan konsekvensen bli tvangsmulkt hvis man ikke får sendt inn tidsnok. Og hvis det skjer p.g.a. eget sommel er det pinlig for kundeansvarlig. Attpåtil vil selvsagt ikke kunden betale når det er andres feil. (But not to worry: Du får ikke slike arbeidsoppgaver uten tilsyn og eller når du er fersk i yrket, så slapp av. 🙂 )

Man vil likevel være veldig opptatt av å overholde frister og ikke gjøre en eneste feil når man er fersking. Det ligger i ens natur å være nøye når man er av den typen som liker regnskap. Og man har jo fått det hamret inn på skolebenken hvor viktig det er at regnskapet er riktig. I starten kan man derfor bruke veldig mye tid på detaljer før man blir komfortabel med jobben og senker skuldrene.

Det er derfor lett å bli litt sjokkert og få panikk første gangen man ser fristlisten til en ny ukjent kunde. Spesielt hvis det allerede er masse røde felt (fordi man overtar andres rot).


Uformelt blir ofte fristlista kalt for ‘hamsterhjulet’ eller ‘hamsterburet’ av de som har litt humoristisk sans. Fordi lista inneholder mye gjentagende arbeidsoppgaver som grunnleggende er like uansett hvilken kunde det er snakk om.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.