Jobbeskrivelse: Regnskapsmedarbeider i regnskapsførerselskap

Det kan være vanskelig å vite hva man egentlig går til når man får jobb som regnskapsmedarbeider i et regnskapsførerselskap.

Er man uten utdanning har man kanskje fått foten i døra fordi man allerede har noe erfaring som er relevant. Men hvis man kommer fra skolebenken er det mye som vil bli annerledes fra det man har trodd.

Bokføring

Før man utarbeider årsregnskap og (eller kun) skatteregnskap for et regnskapspliktig selskap må man gjennom hele året ha bokført alle transaksjoner som er relevante for det aktuelle selskapet. Hvis dette ikke gjøres automatisk blir det i stedet tidkrevende manuelt arbeid gjennom hele året som kunden selvsagt må betale for.

For at det skal gjøres automatisk må kunden bevisst ha valgt systemer som støtter automatisering, i tillegg må disse være satt opp riktig.

Her er noen muligheter – med dagens moderne datasystemer:

  • Kassaapparat kan konfigureres til å kommunisere med regnskapssystemet og fortelle hvilke kontoer som skal få nye poster hver gang man tar kassaoppgjøret.
  • Med hjelp av OCR og ML kan klienten scanne inn eller ta bilde av fysiske kvitteringer og fakturaer. Disse sendes så inn og bilagføres automatisk, slik som digitale kvitteringer og fakturaer.

Hvordan bokføring gjøres i praksis, hvilke systemer som finnes, og hvilken plass automatisering har, hopper man gjerne helt over på skolebenken. I stedet gis man en innføring i balanse og resultat samt standardkontoplanen. Også bruker man det dobbelte bokholderis prinsipp og gir studentene litt mengdetrening i å løse teoretiske bokføringsoppgaver ..

Det betyr at overgangen og lærekurven blir stor, og mye større enn mange tror.

Oppgaver

Det finnes flere typer bokføringsoppgaver man kanskje ikke har hørt så mye om på skolebenken, her tenker jeg å liste opp flest mulig av disse.

Avstemming

Når man gjør en avstemming undersøker man om en bestemt del av regnskapet for en bestemt periode stemmer overens med det tilgjengelig regnskapsdokumentasjon sier er riktig.

Dette vil man f.eks. måtte gjøre minst hver måned for bankkontoer som har mye trafikk, sånn som 1920. Bankkontoutskriften for den bestemte perioden vil her bli "fasiten" som man sammenligner opp mot.

Som regel finner man transaksjoner som mangler. Da må man bruke tilgjengelig regnskapsdokumentasjon og bokføre de. Har man likevel avvik til slutt må disse forklares så man ikke har reelle ukjente differanser.

Åpne poster

Alle firmaer har kunder og leverandører. Og siden det er vanlig å handle på kreditt sendes det mye fakturaer. Så lenge en faktura er ubetalt vil den utgjøre en åpen post i regnskapssystemet. Disse rapporteres gjerne til klienten med jevne mellomrom.

Rent praktisk genererer man lister i regnskapssystemet som viser alle åpne poster også sender man disse til klienten, f.eks. via e-post.

MEN før man gjør dette må de kontoer som brukes til sending eller mottak av betalinger avstemmes. Ellers risikerer man å sende lister med åpne poster som faktisk er lukket. Klienten vil da purre på kundefordringer som allerede er betalt og eller i verste tilfelle dobbeltbetale til leverandører. Simpelthen fordi regnskapet ikke var helt oppdatert.

Kunden

På skolebenken gis man oppgaver som har alle nødvendige opplysninger.

I virkeligheten derimot må man forholde seg til kunden som gjerne har andre ting å bruke tiden på. Vedkommende har i tillegg ikke den samme sterke interessen for regnskap som man selv har. Dette kan fort gå utover ryddighet og punktlighet for videresending av regnskapsdokumentasjon til regnskapsfører eller regnskapssystemet.

Man må derfor gi kunden hjelp og veiledning. Noen ganger kan dette bli tidkrevende opplæring underveis i oppdragstiden. Dette gjøres ansikt til ansikt, via telefon, eller via e-post. Og det kommer i tillegg til vanlig økonomisk og finansiell rådgivning.

Å være avhengig av informasjon fra kunden betyr som regel at ting tar mer tid.

Et annet problem er at kunden noen ganger kan være sine egen verste fiende:

  1. Vedkommende kan ønske å ta mest mulig av regnskapet selv, for å spare penger når det er dårlige tider. Men hvis regnskapsfører eller en medarbeider må jobbe ekstra for å sjekke eller rette opp gjør dette bare vondt verre.
  2. Kunden kan ha kortvarige kreative (og kanskje ulovlige) løsninger på problemer som ikke egentlig lar seg løse veldig lett. Er det f.eks. dårlig likviditet er det fristende å låne skattetrekkspenger, utsette lønnsutbetaling, o.s.v. Altså låne penger selv om man ikke egentlig har anledning til det.

Dette innlegget oppdateres ofte. Målet er å lage en utfyllende beskrivelse av hvordan jobben som regnskapsmedarbeider i et regnskapsførerselskap kan fortone seg.

TBC

Jobbeskrivelse: Kundekonsulent på ringesenter

For noen år siden fikk jeg sommerjobb som kundekonsulent. Dvs. å hjelpe kunder som har problemer. Lite visste jeg da hva jobben egentlig ville innebære. Jeg tror derfor dette innlegget kan hjelpe alle som selv vurderer å søke på en slik jobb.

Der jeg fikk jobb ble det brukt brevpost, telefon, e-post og chat som kommunikasjonskanaler med kundene. Dette var på et ringesenter, altså «call center» på engelsk, med flere titalls andre kundekonsulenter.

Alle som jobbet med kundeservice ble sittende i et felles kontorlandskap ved sin egen arbeidsstasjon, fremfor sin egen dataskjerm. Her foregikk all kundekontakt og problemløsing.

De første dagene var det opplæring som tok for seg alt fra firmakultur til riktig bruk av datasystemene. Deretter begynte ‘medlytt’ hvor nyansatte lyttet til telefonsamtaler med kunder, for å få innblikk i hvordan man jobbet for å hjelpe de.

Etter to uker hjalp alle nyansatte kunder på egenhånd, etter beste evne.

Først løste vi saker som kom på e-post. Deretter begynte vi også på telefon. Det ble omtrent samme prosess for hver kunde som tok kontakt:

  1. Kunden tar kontakt og forklarer problemet (mer eller mindre). Ved uklarheter stiller man oppfølgingsspørsmål.
  2. Man søker opp kunden i datasystemet (som var en CRM der jeg jobbet).
  3. Man forsøker å løse problemet til kunden + forklare underveis. Det kan være så enkelt som å fikse feil navn, adresse, etc. Eller godskrive et beløp for feil eller mangler ved produktet. Eventuelt sjekke status på noe, purre på noe, bestille på nytt, etc. Systemet hadde funksjonalitet for alt og gjorde jobben med å varsle de som var ansvarlige for hver type oppgave en annen plass.
  4. Prøve å finne alternative løsninger hvis man ikke får gjort det kunden ber om. Her er det greit å være en kreativ type og løsningsorientert. Bare ytterst sjelden videformidles saken til noen lengre opp i systemet. Da må det være nødvendig og viktig.

Dessverre var det mye kjeft å få fra de fleste privatkunder som tok kontakt. Noen ganger ble det også rent verbalt misbruk.

Det saklige i mange negative tilbakemeldinger var ofte fortjent fordi kunden ikke hadde fått det som var blitt avtalt, og var derfor frustrert. Ekstra ille ble det visst dette var et evigvarende problem. Men en del negative tilbakemeldinger kom også med altmulig av dyre krav som jeg overhodet ikke hadde anledning til å innfri.

Noen av disse personene med ekstreme krav ble smårabiate. Hadde det vært i butikk ville de nok klart å oppføre seg. Men når det ikke lenger er ansikt til ansikt er det mange som mister all folkeskikk og blir ganske så utrivelige.

Jeg ble aldri komfortabel med all den negative kundekontakten. Etter hver eneste arbeidsdag følte jeg meg kokt i hjernen. At mange sluttet etter å ha jobbet der bare en kort periode er ingen hemmelighet. Og det er synd fordi arbeidsplassen var grei ellers, med hyggelige kollegaer og sjefer.

Stekende sol og feriemodus kan kanskje forklare noe av folks oppførsel denne sommeren. Forhåpentligvis er jobben greiere ellers i året.

Det er også viktig hvilket firma man skal yte kundeservice for. Jobber man for et firma som ikke behandler kundene pent er det DU som kundekonsulent som får skyllebøttene. Hele dagen lang, dag etter dag ..

For å like denne jobben må man elske å prate med folk og i tillegg ha tykk hud.