Det kan være vanskelig å vite hva man egentlig går til når man får jobb som regnskapsmedarbeider i et regnskapsførerselskap.
Er man uten utdanning har man kanskje fått foten i døra fordi man allerede har noe erfaring som er relevant. Men hvis man kommer fra skolebenken er det mye som vil bli annerledes fra det man har trodd.
Bokføring
Før man utarbeider årsregnskap og (eller kun) skatteregnskap for et regnskapspliktig selskap må man gjennom hele året ha bokført alle transaksjoner som er relevante for det aktuelle selskapet. Hvis dette ikke gjøres automatisk blir det i stedet tidkrevende manuelt arbeid gjennom hele året som kunden må betale for.
For at det skal gjøres automatisk må regnskapsansvarlig og kunden ha systemer som støtter det, i tillegg må de være satt opp riktig.
Her er noen muligheter – i moderne regnskapssystemer:
- Kassaapparat kan kommunisere med regnskapssystemet og fortelle hvilke kontoer som skal få nye poster hver gang det er gjennomført en kjøpstransaksjon.
- Kunde kan scanne inn eller ta bilde av fysiske kvitteringer. Disse sendes inn, også bilagføres da automatisk med hjelp av OCR og ML. Digitale kvitteringer er også på veg inn nå, til og med fra butikker – f.eks. Biltema.
Bokføring i praksis og automatisering hopper man gjerne helt over på skolebenken.
I stedet gis man en innføring i balanse og resultat samt standardkontoplanen. Så bruker man det dobbelte bokholderis prinsipp og gir studentene litt mengdetrening i å løse teoretiske bokføringsoppgaver ..
Det betyr at overgangen og lærekurven blir større enn mange tror.
Oppgaver
Det finnes flere typer bokføringsoppgaver man kanskje ikke har hørt så mye om på skolebenken, her tenker jeg å liste opp flest mulig av disse.
Avstemming
Når man gjør en avstemming undersøker man at regnskapet for en bestemt periode stemmer overens med det tilgjengelig regnskapsdokumentasjon sier er riktig.
Dette vil man f.eks. gjøre minst hver måned for bankkontoer som har mye trafikk, f.eks. 1920. Kontoutskriften for den bestemte perioden blir da "fasiten" som man sammenligner opp mot. Avvik må forklares og hensyntas så man ikke har differanse.
Kunden
På skolebenken gis man oppgaver som har alle nødvendige opplysninger.
I virkeligheten derimot må man forholde seg til kunden som gjerne har andre ting å bruke tiden på. Vedkommende har i tillegg ikke den samme sterke interessen for regnskap som man selv har. Dette kan fort gå utover ryddighet og punktlighet for videresending av regnskapsdokumentasjon til regnskapsfører.
Man må derfor gi kunden hjelp i form av tips, triks, råd og eventuelt tidkrevende opplæring, underveis i hele oppdragstiden. Dette kan gjøres ansikt til ansikt, via telefon eller via e-post. (Og det kommer i tillegg til økonomisk og finansiell rådgivning.)
Å være avhengig av informasjon fra kunden betyr som regel at ting tar mer tid.
Et annet problem er at kunden noen ganger kan være sine egen verste fiende:
- Vedkommende kan ønske å ta mest mulig av regnskapet selv, for å spare penger når det er dårlige tider. Men hvis regnskapsfører eller en medarbeider må jobbe ekstra for å sjekke eller rette opp, gjør dette bare vondt verre.
- Kunden kan ha kortvarige kreative (og kanskje ulovlige) løsninger på problemer som ikke egentlig lar seg løse så lett. Er det f.eks. dårlig likviditet er det fristende å låne skattetrekkspenger, noe en pliktoppfyllende regnkapsfører eller medarbeider vil reagere på.
Dette innlegget oppdateres ofte. Målet er å lage en utfyllende beskrivelse av hvordan jobben som regnskapsmedarbeider i et regnskapsførerselskap kan fortone seg.
TBC